Своеобразие документов по личному составу (в современной терминологии – «другие архивные документы») в настоящий момент состоит в том, что, не обладая полноценным архивным статусом, т.е. не являясь документами Архивного фонда, они оказались весьма востребованными для нужд социальной защиты населения и, судя по всему, останутся таковыми в обозримом будущем. Причем неоднократно в ежегодных посланиях Росархива по планированию деятельности на следующий год содержались указания сократить другие направления работы в пользу исполнения социально-правовых запросов. Т.е. работа с «другими архивными документами», по крайней мере, на уровне архивов субъектов Федерации, оказывалась приоритетной по сравнению с документами Архивного фонда. Цель сообщения – рассмотреть вопрос об использовании информационных технологий в работе с документами по личному составу.
Необходимость использования ИКТ. Подготовка архивных справок по стажу и заработной плате стала одним из социально значимых направлений работы архивов. Сегодня в большинстве региональных и муниципальных архивов именно документы по личному составу используются активнее, чем документы постоянного срока хранения. Это связано с тем, что подготовка социально-правовой справки требует полистного просмотра большого количества документов, особенно это характерно для исполнения запросов по льготному стажу. Так, в ЦДНИ ТО удельный вес использования документов, в первую очередь благодаря документам по личному составу, стабильно составляет в течение последних 4-х лет более 14%.
В этих условиях необходимы инструменты, облегчающие поиск информации на уровне документа. Поэтому логичным выглядит использование информационных технологий обработки и хранения информации для этого направления работы.
Как сказано в учебниках по архивоведению, информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения теоретических и прикладных разработок информатики.
Имеет ли отношение исполнение социально-правовых запросов к проблеме информатизации, например, с точки зрения Росархива в его проекте Программы информатизации Федерального архивного агентства на 2011-2020 гг.?
В основных задачах Программы так называемые «и другие архивные документы» вообще не упоминаются. В то же время, в разделе «Ожидаемые результаты Программы» одним из результатов заявлено «1. Повышение качества и оперативности исполнения запросов (информационного обеспечения) граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений, представленных в электронном виде, на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
Таким образом, внедрение информационных технологий в архивной сфере все же должно распространяться и на документы по личному составу. Однако в других разделах к этому направлению работы проект Программы больше не обращается. Возможно, это связано с тем, что в этом документе заявлены мероприятия, касающиеся федеральных архивов, которые не комплектуются документами по личному составу. Но и другие программные документы на уровне Федерации и ее субъектов также не высказались по поводу развития направлений информатизации в архивах по личному составу.
Способы решения. Повысить качество и оперативность исполнения социально-правовых запросов можно путем создания поисковых баз данных на уровне документа, которые значительно облегчают поиск информации.
Это направление работы было начато архивами по собственной инициативе еще в эпоху «стихийной» компьютеризации. Стоит подчеркнуть, что данный способ диктовала жизнь, он не был предписан сверху. Архивы занимались и занимаются этим по собственной инициативе. До сих пор базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных, созданные в прошлые десятилетия на устаревших платформах, остаются единственным способом ускорения поиска информации. А в случае сочетания двух факторов: забывчивости заявителя и утраты им трудовой книжки – вообще единственным способом поиска информации.
В ЦДНИ ТО локальные базы данных ведутся с 1998 г., и особенно активно – с 2002 г. В настоящее время в ЦДНИ ТО хранится более 260 фондов ликвидированных предприятий, на 4 из них созданы базы данных о составе и содержании документов с объемом информации 669,21 Мб (244 625 записей). По нашему опыту, создание поисковых баз данных особенно целесообразно для фондов предприятий с многократными реорганизациями, наличием вредного производства (когда необходимо проследить все отвлечения работника от основного производства), запутанной структурой, большом количестве огрехов в ведомственном делопроизводстве и т.д. Эта работа не требует больших расходов и финансовых вливаний. Ее в состоянии делать сотрудник на компьютере со скромными параметрами, часто оказываются полезными ответственные студенты-практиканты.
В настоящее время назрела проблема конвертации БД, созданных на платформах 10-летней давности, на современные универсальные платформы. Определены подходы к исполнению этой задачи. Требуются средства на подготовку технического задания, разработку программ и собственно конвертацию старых БД на новые универсальные платформы.
Возможно, такой инструмент, как локальные БД, устарел и не отвечает современному уровню развития информационных технологий. Значит, необходим поиск (или предложение со стороны компаний, специализирующихся в области ИКТ) современных инструментов для решения этой задачи.
Что касается других направлений информатизации, предусмотренных проектом Программы и Стратегией развития информационного общества, таких как оцифровка документов, оцифровка описей, то они не актуальны для документов по личному составу, т.к. заголовки дел чаще всего достаточно глухие, а оцифровка крохотных клочков (расчетных листков) или огромных полотнищ ведомостей выдачи заработной платы, личных карточек работников более затратна, чем «набивание» баз данных. К тому же, «листание» оцифрованных образов с необходимостью их постоянного масштабирования не только не способно ускорить поиск, но и значительно замедляют его. А активно разрабатываемые в последнее время идеи межведомственного документооборота по защищенным каналам связи касаются только способа доставки архивной справки, но не затрагивают сам процесс ее подготовки, включающий поиск информации.
Отчетные показатели. Проводя систематическую работу по наполнению тематических баз данных по личному составу предприятий (норматив – 400 записей в день), т.е. по сути, применяя простейшие инструменты информатизации для ускорения исполнения запросов, т.е. действуя в тех целях, которые прописаны во всех официальных документах на уровне Федерации и региона, мы, тем не менее, не можем указать это направление деятельности в отчетных документах по внедрению информатизации.
Единственный документ, где необходимо привести информация о локальных базах данных – только паспорт архива, т.е. основной учетный документ. В отчетах по информатизации, представляемых на уровне региона и Росархива, она не востребована. Возможно, в том числе потому, что отсутствует в разработанной правительством «Стратегии развития информационного общества» и в «Программе информатизации ФАА на 2011 — 2020 гг.».
В таком документе, как «Показатели основных направлений и результатов деятельности», введенном в действие приказом Росархива №59 (от 12.10.2006 г.) (строка 302) «Ведение автоматизированного НСА» требуется указать количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в Базы данных в течение года. Этот подход характерен для НСА документов постоянного срока хранения, и, в то же время, не актуален для документов по личному составу, т.к. здесь более полезной является информация не на уровне заголовка дела, а на уровне документа.
Выводы. Приходится констатировать отсутствие внимания руководящих архивных органов к проблеме информатизации архивов по личному составу. Развитие информационных технологий в архивах этого профиля остается их внутренним делом. Ни Росархив, ни органы исполнительной власти не проявляют интереса к скромным БД, не требующим ни колоссальных ассигнований, ни мощных серверов. Информация об этом виде деятельности остается на уровне самого архива и дневников учета рабочего времени сотрудников.
Те, кто в прежние годы прошел школу Соросовских грантов, помнят, что одним из важных пунктов заполнения заявки всегда была необходимость обосновать, настолько результат проекта будет востребован обществом. Т.е., к выделению средств грантодатель подходил с точки зрения того, отвечает это интересам общества или нет, или, возможно, деньги запрашиваются для ведомственного саморазвития, которые могут быть не связаны с интересами нынешних налогоплательщиков, т.е. тех, кто, собственно, и содержит ведомство.
Наблюдаемая диспропорция позиций общества (востребованность документов по личному составу) и руководящих органов (отсутствие четких установок по внедрению ИКТ в работу с документами по личному составу в названных выше проекте Программы и Стратегии) заставляет поднять вопросы об отсутствии четкой позиции Росархива по отношению к документам по личному составу, хранящихся в архивах субъектов Федерации; о необходимости распространении идей информатизации на документы по личному составу, о необходимости поиска современных адекватных инструментов для решения этой задачи, подобранных с учетом баланса между затратами на информатизацию, сроками хранения документов по личному составу и востребованностью их обществом.
