Г.И. Кан
В настоящее время одной из основных государственных задач является построение единого информационного пространства, где особое место и значимость придается внедрению прогрессивных информационных технологий в работу архивных учреждений, прежде всего в области создания автоматизированных информационно-поисковых систем.
Сегодня потребители архивной информации вправе рассчитывать на оперативное обслуживание своих запросов со стороны государственных и муниципальных архивов. В век развития электронных информационных ресурсов рядовой гражданин приходит в архив, скажем, за справкой о стаже или заработной плате и очень удивляется, что получит её не сразу: «Найдите в компьютере и распечатайте!» Тоже и с более осведомленными исследователями, которым нужно быстро найти необходимый комплекс документов, отдельный документ, иметь возможность оперировать с его образом, получить возможность удаленного доступа к информации о местонахождении тех или иных документов, к самому документу. Но достижения архивов в области автоматизированных архивных технологий (ААТ) еще, к сожалению, далеки от удовлетворительного решения этих запросов. Разработаны в целом по отрасли и по архивам индивидуально перспективные планы по созданию архивных электронных информационных ресурсов, однако пока они не будут иметь мощной государственной финансовой поддержки дело будет продвигаться так, как это происходит в течение последнего десятилетия в Томской области, – с некоторыми прорывами и в тоже время топтанием на месте.
Прорывом можно назвать внедрение в практику работы общеотраслевого учетно-поискового программного комплекса «Архивный фонд» (в дальнейшем ПК «АФ»), развитие иных автоматизированных научно-поисковых систем.
Тенденции к этому прорыву наметились в архивной отрасли Томской области с конца 1990-х годов. В 2001-2010 гг. они переросли в приоритетное направление в инновационной деятельности архивов, и в этом направлении были сделаны заметные количественные и качественные сдвиги. Необходимость оперативного предоставления документной информации пользователям при постоянно возрастающей потребности в оказываемых информационных услугах в значительной мере в эти годы удовлетворялась благодаря постоянному совершенствованию информационно-поисковых систем архивов, прежде всего автоматизированных.
Этому способствовало создание правовой основы деятельности архивных учреждений с принятием Федерального закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятие Правительством РФ подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» (2001-2005 гг.), методическое руководство Росархива: разработка в 1995 г. Концепции автоматизации архивного дела в России и в соответствии с ней типовых программных продуктов с их тиражированием и безвозмездной передачей в архивные учреждения, создание нормативно-методических документов для архивов отрасли. Непосредственно работу по внедрению автоматизированных технологий в деятельность архивов области возглавляло Архивное управление Томской области, немало способствовавшее решению проблем автоматизации архивных технологий концептуальной постановкой задач и контролем за эффективностью и качеством работы в этом направлении.
Приоритетным направлением на путях внедрения автоматизированных архивных технологий в минувшее десятилетие являлось развитие системы автоматизированного государственного учета документов архивного фонда области путем накопления массива данных в ПК «АФ» с внедрением в практику работы под руководством Росархива новых версий ПК: АФ-3 (2002-2003 гг.), АФ-4 – АФ-4.1 (2009-2010 гг.) и «Фондового каталога», аккумулирующего информацию о фондах архивов области (пока еще версия 2003 г.).
Областные архивы (Государственный архив Томской области и Центр документации новейшей истории Томской области) в 2001 г. и в последующие годы продолжили начатое в 1998 г. введение в ПК самой общей информации о фондах. Позже к этому присоединились муниципальные архивы (кроме Северского), и на сегодня архивы области ввели в ПК «АФ» информацию о большинстве хранимых фондов.
ПК «АФ» выполняет функции базового программного обеспечения в системе государственного учета, так как обладает широкими информационными и функциональными возможностями. В процессе ведения автоматизированного государственного учета накапливается информация, необходимая для всех остальных направлений архивной деятельности – прежде всего формирования автоматизированного научно-справочного аппарата, а также обеспечения сохранности, комплектования и использования. Поэтому в развитии автоматизированного учета наряду с количественным ростом описаний фондов и описей на первый план выходит задача наращивания информационной полноты ПК АФ.
Степень наполнения ПК АФ информацией о фондах, составе и содержании документов в разных архивах неодинакова. Областные архивы в минувшее десятилетие вводили, прежде всего, информацию, обеспечивающую учет всех видов документов с полным учетом архивных документов на уровнях фонд – опись – единица хранения. Муниципальные архивы в большинстве своем вводили информацию по тем же параметрам, но только (в основном) о фондах с документами постоянного срока хранения.
При этом следует заметить, что в архивном отделе Администрации г. Томска автоматизированный учет и необходимый поиск ведется также в формате БД «Городской архив» системы «Lotus Notes», где учтены все, хранящиеся в архиве фонды, в т.ч. и фонды с документами по личному составу.
В областных архивах более активно заполнялись поля и разделы, обеспечивающие оперативный поиск информации – исторические справки, аннотации, переименования организаций, в ЦДНИ ТО – плюс обязательно ключевые слова, простановка рубрик, а имеющиеся в электронном формате описи прикреплялись файлами к описаниям соответствующих описей (такая возможность появилась в АФ-4).
Ныне Росархивом выдвигается на повестку дня задача массового ввода в систему автоматизированного учета сведений на уровне единицы хранения (единицы учета). Эта работа в архивах области еще практически не начата.
В 2009-2010 гг. работа по наращиванию информации в ПК затормозилась в связи с переходом на новую версию – «АФ-4» с её новой идеологией: технические сложности при установке и конвертации данных, необходимость обучения кадров, обязательность проведения дополнительной работы по формированию количественных характеристик фондов.
Архивы области осваивают новую версию «АФ» в соответствии с утвержденным в 2009 г. модельным планом по её внедрению. Проведен ряд мероприятий, в т.ч. приобретены компьютеры нового поколения, проведена установка новой версии, осуществлена конвертация данных из «АФ-3» в «АФ-4», Архивным управлением организован в 2010 г. семинар для специалистов архивов по теме «Пользователь системы «Архивный фонд», версия 4.1.». В областных архивах проведена подготовка к установке многопользовательского режима работы с ПК. И к концу 2010 г. архивы вплотную подошли к началу непосредственной работы по дальнейшему развитию автоматизированной системы учета на современной программной платформе.
С реализацией общеотраслевого автоматизированного государственного учета архивных документов тесно связано создание в ПК «АФ» автоматизированного справочного аппарата. Программный комплекс позволяет в автоматическом режиме создавать ведущие архивные справочники: описи, путеводители, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести разного вида каталоги, обеспечивает поиск по рубрикам (по отраслям), ключевым словам (география, тематика, персоналии) и др., и это архивами Томской области уже используется в разной степени, в зависимости от наполнения ПК АФ соответствующим содержанием. Кроме того, ЦДНИ ТО приобретена в 2010 г. в Перми программа-поисковик «АвтоФонд», которая компенсирует недостатки последней версии АФ и обеспечивает поиск информации в ПК по заданным словам в разделах фонд, опись, дело, документ. Программа уже активно используется исполнителями тематических и социально-правовых запросов, при консультировании исследователей, по служебным проблемам. Дальнейшим шагом на путях формирования автоматизированного НСА в рамках ПК АФ станет перевод введенной информации на Единую схему классификации документной информации (ЕКДИ), которая уже заложена в ПК, а также переход к введению описаний ед.хр. (дел).
В минувшее же десятилетие архивы области вели локальные тематические базы данных, что диктовалось острой потребностью в наиболее короткие сроки обеспечить возможность оперативного поиска документной информации по наиболее актуальным темам.
Областные архивы продолжали заполнение начатых в 1990-х годах БД «Решения органов власти», «Архив», именной картотеки «ИКСС». В первую из названных вносились сведения о постановлениях, решениях и распоряжениях органов власти разных уровней, а также информация документов-приложений к ним, в «Архив» вносились заголовки дел управленческой документации переработанных, усовершенствованных описей с возможностью распечатки этих описей, в именную картотеку «ИКСС» вносились персоналии по рубрикам: детские дома, метрические книги, суды, спецпоселение, участники военных действий, эвакуация, деятели науки и культуры, кадры номенклатурных работников и др. С 2002 г. было начато заполнение БД «Личные фонды», разработанной на основе БД «Архив».
При ведении указанных БД приоритетным для областных архивов было заполнение БД «Решения органов власти», «Архив», «Личные фонды». В ЦДНИ ТО особо актуальным стало в последнее время ведение БД «Персона» (с 2004 г.), необходимой для работы по все возрастающему количеству обращений граждан за справками социально-правового характера. В данную базу вносятся персоналии по фондам личного состава на уровне документа.
ЦДНИ ТО с 2004 г. ввел также в практику работы автоматизированную картотеку переименований учреждений-фондообразователей, куда вводится информация, по фондам с личным составом документов, количество которых в Центре резко возросло с открытием в 2002 г. хранилища документов по личному составу. Картотека помогает оперативно определять возможности исполнения запросов, устанавливать адресные данные необходимых для работы документов и др., массив данных названной картотеки передан для использования в Пенсионный фонд области.
В 2005 г. областными архивами начато заполнение БД «Фотокаталог» («Фотодокументы»). Данная БД помимо оперативного поиска дает возможность использовать сканированные изображения фотодокументов для публикаций в печати, на выставках, создание копий по заказам исследователей, позволяет делать распечатки описей фотофондов, включать информацию о таких документах в состав НСА описей на традиционных носителях в качестве приложений и др. Пополнение фотокаталога продолжается включением в него информации о фотодокументах не только фотофондов, но и фотодокументов из личных фондов, других фондов архивов.
В большинстве муниципальных архивов работа по развитию электронных справочников сдерживалась большой их загруженностью социально-правовыми запросами и слабостью материальной базы.
Следует отметить, что кроме вышеназванных тематических БД архивы располагают дополнительными электронными справочниками:
В 2001 г. в ГАТО научно-исследовательской лабораторией «Банк данных «Томская область в ХХ веке» была передана подготовленная ею на основании документов архива БД о гражданах, пострадавших от политических репрессий в 1917-1953 гг., использующаяся при исполнении запросов.
В архивном отделе администрации г. Томска велась уже названная БД «Городской архив», которая является не только учетной базой данных, но и тематической, позволяющей вести поиск документов, получать копии сканированных документов.
Для муниципального архива Северска в 2004 г. был приобретен программно-аппаратный комплекс «Электронный архив», который включает в себя участок сканирования документов на бумажном носителе, участок индексации и верификации введенных файлов, участок обработки и архивирования. Введены в электронный архив решения Северского горисполкома и горсовета, документы структурных подразделений горисполкома и Администрации г. Северска, что значительно сократило затраты времени на исполнение запросов и выдачу архивных копий.
В областных архивах накапливаются электронные массивы тематических подборок документов, подготовленных в ходе работы над сборниками документов, которые также пользуются спросом потребителей.
На путях информатизации областными архивами продолжалось ведение электронных вариантов путеводителей. Версии путеводителей опубликованы на сайтах Росархива, на сайтах самих архивов.
Таким образом, компьютеризация архивов в части создания автоматизированного научно-справочного аппарата осуществлялась в минувшее десятилетие наиболее организованно и целенаправленно в областных и городских архивах (г. Томск и г. Северск) в форме разработки баз данных исходя из нужд архивов, требований потребителей информации. В этом архивы преуспели настолько, что уже сегодня значительная часть обращений пользователей за документной информацией обслуживается посредством использования БД. ААТ стали повседневной реальностью в архивной деятельности.
Ныне архивы начинают решать проблему полноценного освоения общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд». Предстоит при этом сделать его доступным пользователям через читальные залы архивов, через интернет-сайты. При таком подходе названный ПК может стать не только средством автоматизированного единоформатного учета архивных документов, но и мощным универсальным поисковиком в море информации, содержащейся в архивных фондах, делах, документах.
Предстоит решить проблему конвертации накопленных в тематических базах массивов данных в современные программные модули. Это диктуется сложившейся ситуацией, когда автоматизация поиска документной информации долгие годы распылялась по множеству разноформатных прикладных программ, которые технически устаревали быстрее, чем в них вводилось сколько-нибудь значительное количество информации, без возможности конвертировать введенную информацию в другие (новые) программы.
Областным архивам при необходимом финансировании и развитии технической инфраструктуры предстоит начать создание электронных архивов по наиболее значимым информационно насыщенным фондам, проводить оцифровку документов и размещение их в формате программы, обеспечивающей их хранение, использование и оперативный разноуровневый поиск информации.
В перспективе создание мультисервисной сети архивных учреждений области, которая позволит внутренним и внешним пользователям архивной информации в режиме «одного окна» получить доступ к любому архивному делу, вне зависимости от его физического местоположения.
От возможностей оперативного поиска информации зависит будущее положение архивов в обществе и отношение общества к архивам.