Получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан является их неотъемлемым конституционным правом, поэтому исполнение запросов граждан является важнейшей государственной функцией, выполнение которой возложено на архивистов. В последнее время первостепенное значение, в том числе и для нашего архива, приобретает работа по исполнению запросов социально-правового характера, по результатам которой гражданам (заявителям) предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанные с их социальной защитой, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также реализацию прав граждан на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством6.
Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», законом Российской Федерации «Об участии в международном информационном обмене», законом Российской Федерации «О государственной тайне» (ст.13, 14, 15), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук7.
В Центре документации новейшей истории Томской области работа по приему граждан и исполнению запросов социально-правового характера строится следующим образом. Организация работы по приему граждан и исполнению запросов возложена на отдел социально-правовых запросов со штатной численностью 6 человек. Несколько слов о том, как он был образован.
1 января 2002 года при Центре документации новейшей истории Томской области было создано архивохранилище документов по личному составу, со штатной численностью 4 человека9 (приказ ЦДНИ ТО от 01.02.2002 № 5-а)8. При этом предполагалось, что на его базе в дальнейшем будет создан архив документов по личному составу. Но этому проекту не суждено было осуществиться из-за недостатка средств в областном бюджете. Поэтому в 2003 году было принято решение о преобразовании архивохранилища документов по личному составу в структурное подразделение Центра документации – отдел документов по личному составу в составе 4 человек . В таком виде отдел просуществовал до 2005 г., когда в соответствии с новым штатным расписанием получил название – отдел социально-правых запросов10. В 2006 г. штатная численность отдела увеличилась до 6 человек и сохраняется таковой в настоящее время. <…>
Основной задачей отдела является обеспечение организаций и граждан документально-справочной информацией по запросам социально-правового характера. Отдел возглавляет начальник. В составе отдела действует сектор анализа, учета и контроля исполнения запросов, возглавляемый заведующим сектором (также исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия).
Основными задачами сектора являются – регистрация всех поступающих в архив запросов, ведение БД «Контроль исполнения», пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы и информирование об этом заявителей, составление отрицательных ответов в случае отсутствия в архиве необходимых для исполнения запроса документов, составление статистической отчетности о количестве поступивших в архив запросов и результатах их исполнения. Непосредственно на исполнении запросов заняты ведущий архивист и архивисты первой категории отдела. Подготовленные сотрудниками отдела архивные справки, копии и выписки из документов, подписываются директором архива и начальником отдела, заверяются печатью Центра.
Хорошо известно, что к документам, необходимым для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному обеспечению в соответствии с постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27 февраля 2002 г. № 16/19па относятся в том числе документы подтверждающие стаж и среднемесячный заработок за 60 месяцев трудовой деятельности подряд до 1 января 2002 г. При оформлении на льготную пенсию, как правило, требуются документы, подтверждающие работу на соответствующих должностях в особых условиях труда11. Все это и наличие в Центре документов некогда крупных предприятий (Томский завод режущих инструментов, Томский приборный завод, Томский радиотехнический завод, завод «Электроцентролит», Томский нефтехимический комбинат, Томская швейная фабрика и многих других), ныне прекративших свою деятельность, определят характер запросов, поступающих в архив.
Запросы поступают в архив во время личного приема граждан и по почте, в том числе — электронной.
<…> Все поступающие в архив запросы передаются на резолюцию директору архива, в которой указывается, какая разновидность справки должна быть исполнена по данному запросу — стаж, зарплата, льготный стаж, отрицательный ответ, непрофильный запрос и т.д.
Далее все поступившие в архив запросы отправляются в сектор анализа, учета и контроля исполнения запросов, где регистрируются в БД «Контроль исполнения». При регистрации на запросе проставляется штамп с указанием входящего номера, даты поступления запроса и исходящего номера нашей архивной справки и срок исполнения. Затем запросы группируются по срокам исполнения, тематике (льготный стаж, зарплата и др.) и месторасположению хранилищ. Часть документов по личному составу расположена в новом архивохранилище, территориально удаленном от Центра документации (Водяная, 78).
Исполненные запросы сдаются на проверку сначала начальнику отдела, а затем директору архива, т.е. проходят так называемый двойной контроль, после чего возвращаются исполнителю, который должен либо распечатать готовую справку, либо доработать ее.
Несмотря на все сложности, возникающие при исполнении запросов, благодаря интенсивному и напряженному труду сотрудников архива удается соблюдать установленный законодательством срок исполнения запросов в 30 дней с момента поступления (к продлению срока исполнения запросов до полутора и двух месяцев руководству архива пришлось прибегнуть всего два раза, в 2003 и 2004 гг., в связи с резким увеличением количества запросов, без увеличения количества штатных единиц отдела социально-правых запросов)12
Значительно ускорить процесс исполнения запросов позволяет активное использование сотрудниками баз данных справочного и тематического характера («Персона», «Картотека переименований» и др.), которые постоянно пополняются новыми сведениями. Доступ к ним со своего рабочего места имеют все специалисты архива, занятые на исполнении запросов социально-правового характера.
Ввод информации в базы данных на основании документов по личному составу процесс, конечно же, очень сложный, требующий на первоначальном этапе значительных трудозатрат, но способствующий их сокращению в дальнейшем.
К сожалению, объем поступающих в Центр запросов не позволяет выделять достаточного количества времени на их заполнение, поэтому для того, чтобы найти необходимую информацию огромный массив документов нашим архивистам приходиться просматривать вручную.
Довольно часто для исполнения запросов в установленный срок сотрудники архива вынуждены работать за пределами рабочего времени. Такой интенсивный и напряженный труд сотрудников, исполняющих социально-правовые запросы, в некоторой степени компенсируется руководством архива дополнительными выплатами из фонда материального поощрения.
Рассмотрим далее такие проблемы, как увеличение количества социально-правовых запросов, поступающих в Центр, их виды, основные сложности, возникающие при исполнении того или иного вида запросов.
