г. Красноярск
18-21 августа 2008 года
Комплектование областного государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Томской области» имеет некоторую специфику.
Основу хранящихся у нас документов составляют документы ликвидированных обкома КПСС и его подведомственных организаций, комсомола, общественных организаций, национальных центров, документы, поступающие в ходе и по результатам работы с физическими лицами по инициативному документированию. Позднее нам было рекомендовано включить в список источников комплектования организации бывшего военно-промышленного комплекса и образованные на их основе акционерные общества. Поэтому изначально работа с источниками комплектования строилась нами только на основе договоров.
Заключаются следующие виды договоров: договора о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (с организациями источниками комплектования), о подготовке документов по личному составу ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение (с ликвидируемыми и обанкротившимися организациями), и с физическими лицами.
По договорам о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела с негосударственными организациями – источниками комплектования центр, на безвозмездной основе, принимает и обеспечивает сохранность документов; оказывает консультативно-методическую помощь в текущем делопроизводства, по обеспечению сохранности документов в ведомственных архивах организаций; методическую помощь по разработке – инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений о ведомственном архиве, должностных инструкций и др., а также выдачу дел во временное пользование фондообразователю или его правопреемнику.
На платной основе проводим комплекс работ по подготовке дел постоянного срока хранения и по личному составу к передаче на государственное хранение. При возникновении необходимости в научно-технической обработке документов, заключается отдельный договор, в котором оговариваются объём работы, порядок предоставления документов на обработку, сроки обработки, порядок расчета. К договору прикладывается расчет стоимости выполняемых по договору работ и стоимость расходных материалов.
Специфика нашего Центра по комплектованию, о которой я говорила в начале, заключается в том, что у нас в штате нет структуры занимающейся подготовкой документов постоянного срока хранения и по личному составу к передаче на госхранение.
Для этих целей создан внебюджетный отдел. Руководство отделом, заключение договоров на оказание архивных услуг по обработке документов, возлагается на ведущего архивиста сектора комплектования. На работу во внебюджетный отдел специалисты принимаются по договорам гражданско-правового характера.
Разработаны: Положение о внебюджетном отделе, Положение об оплате труда работников внебюджетного отдела. Работникам устанавливается бригадно-сдельная форма оплаты труда по конечному результату. Бригады формируются по каждому конкретному договору по принципу временного творческого коллектива. На обработку документов принимаются специалисты из числа бывших работников архивов, специалисты Центра при условии работы за пределами рабочего времени.
Средства, полученные за оказание услуг, распределяются следующим образом:
- 45% идет на оплату труда;
- 23,1 % составляют отчисления налогов на заработную плату
- 31,9 % остаётся на развитие производства.
Сотрудничество с физическими лицами (они же респонденты, они же держатели личных фондов) возникает в ходе работы по инициативному документированию. Запись воспоминаний современников, дальнейшая работа по переводу этих воспоминаний на бумажный носитель, способствует в дальнейшем передаче на госхранение личных документов (фотографий, писем, и т.д.), которые включаются в фонд-коллекцию «Томичи о времени и о себе», или, если объём документов у респондента значителен и содержание документов представляет общественный интерес, создаётся его личный фонд. В этом случае с держателем личного фонда заключается договор о сотрудничестве.
Договор регулирует отношения сторон в процессе отбора и передачи Собственником в Центр на хранение документов личного происхождения, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в процессе их последующего использования в научных, информационных и иных общественно-значимых целях. Передача документов на государственное хранение осуществляется по договорам дарения.
