Анализ видов запросов и сложности исполнения

Глава 2. Анализ исполнения запросов, поступивших в ЦДНИ ТО с января 2004 г. по октябрь 2007 г. (виды запросов и сложность исполнения)

Из общей массы основных задач, решаемых Центром, на первое место постепенно выдвигается работа по приему на хранение документов по личному составу и исполнению запросов социально-правового характера.

Бюджет затраченного времени: По данным отчетов архива за 2004-2006 гг. и оперативным сведениям 2007 г. вырисовывается следующая картина:

— в 2004 г. общий полезный бюджет времени составил – 4086 дней. На исполнение запросов социально-правового характера было затрачено – 1752 рабочих дня или 42,9% полезного бюджета рабочего времени коллектива Центра13;

— в 2005 г. общий полезный бюджет времени составил – 4352 дня. На исполнение запросов было затрачено – 1993 рабочих дня, что составило 45,7% общего бюджета рабочего времени14;

— в 2006 г. общий полезный бюджет времени составил – 4704 дня. На исполнение запросов социально-правового характера было затрачено – 2593 рабочих дня или 48,2% общего бюджета рабочего времени15.

Планом работы на 2007 г. на исполнение запросов предусмотрено 3015 дней или 60% бюджета рабочего времени. По оперативным сведениям на середину октября текущего года количество запросов перешагнуло 5000 рубеж, при затратах 70% полезного бюджета рабочего времени всего коллектива. Приведенные цифры показывают, что перераспределение бюджета рабочего времени идет в сторону работы с запросами граждан за счет его сокращения по остальным направлениям архивной деятельности. Очевидно, что архивы со смешенным составом хранящихся документов и комплектующиеся документами по личному составу будут отставать на других важных и нужных участках архивной работы.

Динамика роста обращений. Архивы оказались важнейшими участниками проводящейся пенсионной реформы, хотя возможности этого участия никто и никак не учитывал. Поэтапное реформы с каждым годом увеличивает поток граждан, обращающихся в архивы. Практика показывает, что количество обращений граждан находится в прямой зависимости от проводимых государственных реформ и преобразований и от увеличения количества документов по личному составу, поступающих на хранение в наш архив от организаций, ликвидированных в ходе этих преобразований.

По данным паспортов архива за 2004-2006 гг.16 и текущим данным за 2007 г. можно увидеть динамику роста запросов в зависимости от количества фондов и объема дел по личному составу, представленную в Таблице 1:

Показатели 2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г.
Количество фондов по личному составу 82 119 142 165
Количество дел по личному составу 289721 317343 407832 435459
Количество запросов (всего) 3076 3539 4563 5051

Таким образом, количество фондов по личному составу, принятых на хранение в 2006 г. в 1,7 раза превышает показатель 2004 г., соответственно количество запросов, поступивших в архив в 2006 г. в 1,5 раза превышает количество запросов 2004 г. По данным на середину октября 2007 г. количество фондов по личному составу в 2 раза превышает показатель 2004 г, а количество запросов социально-правого характера в 1,6 раза.

Более 70% от общего количества поступающих в наш архив запросов поступает при личном обращении граждан, когда заявителю даются необходимые разъяснения о возможном местонахождении интересующих их документов.

По данным отчетов архива за 2004-2006 гг. и данным на октябрь 2007 г. установлено:

— в 2004 г. из общего количества обратившихся в Центр граждан (3076), 2733 человека побывало на личном приеме, от 2119 человек приняты заявления, 614 — получили консультации о возможном местонахождении интересующих их документов без подачи заявления17;

— в 2005 г. из общего количества обратившихся граждан (3539), на личном приеме побывало 3101 человек, из них 2444 человека подали заявления, 659 – получили консультации18;

— в 2006 г. – общее количество обратившихся – 4563, из них на личном приеме побывали – 4050 человек, 3415 – подали заявления, 635 – получили консультации19.

Личный прием граждан, оказание им консультативной помощи позволяет исключить возможность приема непрофильных запросов. Непрофильные запросы поступают по почте и составляют незначительную часть в общей массе запросов:

 

Показатели 2004 г. 2005 г. 2006 г. окт. 2007 г.
Количество запросов (всего) 3076 3539 4563 5051
Количество непрофильных запросов 66 (2,1%) 148 (4,1 %) 164 (3,5%) 148 (2,9 %)

Анализ поступивших и исполненных запросов.

Основную массу обращений составляют запросы об общем трудовом стаже, размере заработной платы и о стаже работы, дающем право на льготную пенсию.

Запросы по подтверждению общего трудового стажа:

Таким образом, в 2004 г. запросы о стаже составили 46,8% от общего количества запросов, в 2005 г. – 39,9%, в 2006 г. – 50,4%, т. е. практически половину от общего количества запросов. Эта тенденция сохраняется и в настоящее время: на октябрь 2007 г. из общего количества запросов — 5051, поступивших в Центр к середине октября, 2544 – это запросы о подтверждении трудового стажа, что составляет 50,3% от общего количества запросов.

Запросы по подтверждению трудового стажа. Работа по определению объема расчетного капитала, начатая Пенсионным фондом, дала значительный рост числа запросов по общему стажу, так как оценка пенсионных прав всех застрахованных граждан проводится с начала их трудовой деятельности.

В последнее время поступает большое количество запросов о подтверждении стажа работы в годы войны. Основная проблема при исполнении таких запросов – отсутствие необходимых сведений либо плохая сохранность документов. В случае отсутствия документов составляется отрицательный ответ. Если же дела сохранились, то в ходе поиска необходимых сведений приходится просматривать «текст с археографическими особенностями», т.е. с мелким, плохо сохранившимся текстом, написанным плохими чернилами на плохой бумаге, что занимает большое количество времени. По данным запросам предоставляется наибольшее количество отрицательных ответов.

Много запросов поступает для подтверждении записей, сделанных в трудовых книжках, что связано с некачественным их заполнением (не указаны номера приказов о приеме, переводах, увольнении; не стоит печать, не указано название организации, не верно сделаны исправления и т.д.). Нередко поступают запросы по восстановлению трудовых книжек. Эти запросы представляют большую трудность, т.к. человек не всегда точно помнит годы работы в той или иной организации и не точно указывает их в запросе, что влечет за собой просмотр большого количества документов.

Основными документами для подтверждения трудового стажа служат приказы по личному составу и личные карточки работников формы Т-2. Если эти документы переданы на хранение той или иной организацией в наш архив, то особых сложностей с исполнением подобных запросов не возникает. Трудности возникают при их отсутствии, когда приходиться подтверждать необходимые сведения о стаже по лицевым счетам, ведомостям по начислению заработной платы, табелям учета рабочего времени и др., что существенно увеличивает объем просматриваемых документов и количество времени, затрачиваемое на исполнение запроса.

Запросы о размере заработной платы. Запросы о размере заработной платы, поступившие в ЦДНИ ТО, в количественном отношении занимают второе место (на первом – запросы об общем трудовом стаже) в общей массе поступающих в архив запросов социально-правового характера. Читать дальше…

Запросы по льготному стажу, который дает право на досрочное назначение пенсии, являются наиболее трудоемкими. Число таких запросов невелико в процентном отношении: в 2004 г. – 2,8%, в 2005 г. – 4,7%, в 2006 г. – 5,01%. В 2007 г. число таких обращений резко выросло. Читать дальше…